Politica de Confidențialitate

Cine suntem

Operatorul datelor cu caracter personal este SC Delta Communications Network SRL, cu sediul social în Calea Văcărești 207, Sector 4, București, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/17458/2004, CUI 16890789, denumită în continuare „ServerHost", „noi" sau „operatorul".

Ne puteți contacta la adresa de email: contact@serverhost.ro.

Contact pentru protecția datelor: dpo@serverhost.ro

Ce date colectăm și de ce

Colectăm doar datele strict necesare pentru furnizarea serviciilor noastre:

• Date de contact (nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, companie) — furnizate voluntar prin formularul de contact sau în cadrul relației contractuale. Scopul: comunicare, emitere facturi, suport tehnic.
• Date tehnice (adresă IP, browser, sistem de operare, pagini accesate, durată sesiune) — colectate automat prin server logs și cookies. Scopul: securitate, prevenirea abuzurilor, îmbunătățirea serviciilor.
• Date de facturare (nume/denumire, adresă, CUI/CNP, date bancare) — necesare pentru executarea contractului și obligații legale contabile/fiscale.
• Corespondență (emailuri, mesaje de suport) — păstrată pentru documentarea relației contractuale și rezolvarea disputelor.

Baza legală a prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră în baza următoarelor temeiuri legale (conform Art. 6 GDPR):

• Executarea contractului (Art. 6(1)(b)) — pentru furnizarea serviciilor achiziționate.
• Obligație legală (Art. 6(1)(c)) — pentru respectarea cerințelor contabile, fiscale și de arhivare impuse de legislația română.
• Interes legitim (Art. 6(1)(f)) — pentru securitatea infrastructurii, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea serviciilor.
• Consimțământ (Art. 6(1)(a)) — pentru comunicări de marketing, dacă ați optat explicit pentru acestea.

Cât timp păstrăm datele

• Documente financiar-contabile și datele aferente — 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care a fost întocmit documentul, conform Legii contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea nr. 36/2023. Anumite documente se păstrează mai mult atunci când legea prevede expres acest lucru.
• Date contractuale — pe durata contractului și 3 ani după încetarea acestuia, corespunzător termenului general de prescripție. În cazul unui litigiu, datele relevante se păstrează până la soluționarea definitivă a acestuia.
• Corespondență și suport — 3 ani de la ultima interacțiune.
• Server logs și date tehnice — maxim 90 de zile.
• Date de contact (formulare) — 1 an de la ultima comunicare, dacă nu s-a încheiat un contract.

La expirarea termenului, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil.

Transferul datelor către terți

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră. Le putem transmite către:

• Oblio.eu (SC Oblio Software SRL) — platformă de facturare utilizată pentru emiterea facturilor. Datele de facturare (nume, adresă, CUI/CNP) sunt transmise către aceștia în vederea generării documentelor fiscale. Prelucrarea acestor date este guvernată de politica de confidențialitate Oblio.eu, care poate fi modificată independent de ServerHost.
• Furnizori de servicii contabile/juridice — strict pentru obligații legale, în baza unor acorduri de confidențialitate.
• Autorități publice — la cerere legală expresă (instanțe judecătorești, ANAF, Poliție).
• Furnizori de analiză și marketing (doar cu consimțământul dumneavoastră) — în funcție de alegerile din bannerul de cookie-uri, putem folosi Google (Google Analytics / Tag Manager), Meta Platforms (Facebook Pixel), Microsoft (Bing UET) și/sau Matomo (găzduit pe infrastructura noastră). Aceste instrumente colectează date precum adresa IP și interacțiunea cu site-ul. Fără consimțământ, niciunul nu este activat.

Transfer în afara Uniunii Europene: infrastructura noastră de găzduire este localizată fizic în România. Un transfer în afara UE poate apărea doar dacă activați Google, Meta sau Microsoft, caz în care acesta se realizează în baza EU-US Data Privacy Framework și/sau a Clauzelor Contractuale Standard (SCC). Matomo rulează pe infrastructura noastră din România și nu implică transfer. Dacă nu acordați consimțământ pentru serviciile opționale de analiză și marketing, datele dumneavoastră nu sunt transferate în afara Uniunii Europene.

Cookie-uri

Folosim cookie-uri și tehnologii similare, grupate pe categorii:

• Strict necesare — pentru funcționarea site-ului (sesiune, securitate CSRF, memorarea preferințelor de consimțământ). Nu necesită consimțământ.
• Analitice (doar cu consimțământ) — pentru a înțelege modul de utilizare a site-ului: Google Analytics și/sau Matomo (găzduit la noi).
• Marketing (doar cu consimțământ) — pentru măsurarea campaniilor: Meta (Facebook) Pixel, Microsoft/Bing UET.

La prima vizită afișăm un banner unde puteți accepta sau respinge fiecare furnizor în parte. Niciun cookie de analiză sau marketing nu se încarcă înainte de acordul dumneavoastră explicit. Vă puteți modifica sau retrage oricând alegerile din linkul „Setări cookie" din subsolul site-ului, sau din setările browserului.

Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — puteți solicita o copie a datelor pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Dreptul la rectificare — puteți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — puteți solicita ștergerea datelor, în limita obligațiilor legale de păstrare.
• Dreptul la restricționarea prelucrării — puteți solicita suspendarea temporară a prelucrării.
• Dreptul la portabilitate — puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat frecvent, care poate fi citit automat.
• Dreptul de opoziție — vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim sau în scop de marketing direct.
• Dreptul de a retrage consimțământul — oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Decizii automate și profilare (Art. 22 GDPR): Nu utilizăm procese de luare automată a deciziilor și nu realizăm profilarea utilizatorilor în moduri care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod semnificativ.

Pentru exercitarea oricărui drept, trimiteți un email la dpo@serverhost.ro. Răspundem în maxim 30 de zile.

Securitatea datelor

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră:

• Comunicații criptate prin TLS/HTTPS pe toate serviciile.
• Acces restricționat la date pe baza principiului „need to know".
• Infrastructură fizică proprie, localizată în România — fără furnizori cloud terți pentru datele clienților.
• Backup-uri regulate, criptate, cu acces controlat.
• Monitorizare continuă a infrastructurii pentru detectarea tentativelor de acces neautorizat.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, vom evalua fără întârziere natura și impactul acesteia. Atunci când GDPR impune notificarea autorității de supraveghere, aceasta va fi efectuată fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în cel mult 72 de ore de la momentul la care am luat cunoștință de încălcare (Art. 33 GDPR). Dacă încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, acestea vor fi informate fără întârzieri nejustificate, în condițiile prevăzute de GDPR (Art. 34).

Contact și autoritatea de supraveghere

Pentru orice întrebare sau solicitare legată de datele dumneavoastră personale, ne puteți contacta:

• Email general: contact@serverhost.ro
• Contact pentru protecția datelor: dpo@serverhost.ro
• Adresă poștală: SC Delta Communications Network SRL, Calea Văcărești 207, Sector 4, București, România

Dacă considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• Website: www.dataprotection.ro
• Email: anspdcp@dataprotection.ro
• Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București

Asistentul AI (Edi) și conversațiile

Serviciul Edi este un asistent bazat pe inteligență artificială, instalat pe site-uri web. Această secțiune descrie prelucrarea datelor din conversațiile purtate cu el.

• Ce se prelucrează. Mesajele scrise de vizitator și răspunsurile generate, limba și pagina de pe care a pornit discuția, momentul conversației și adresa IP, folosită pentru limitarea abuzurilor.
• Utilizatori autentificați. Dacă vizitatorul este autentificat pe site-ul Clientului, integrarea Edi poate furniza asistentului anumite informații despre contul, serviciile sau comenzile acestuia, pentru a-i putea oferi răspunsuri adaptate situației sale. Informațiile sunt furnizate de site-ul Clientului pe durata conversației și se limitează la cele pe care Clientul alege să le pună la dispoziția serviciului.
• Scopul. Datele sunt prelucrate pentru furnizarea serviciului Edi în numele Clientului: primirea și procesarea întrebărilor, generarea răspunsurilor, menținerea contextului conversației, funcționarea și securizarea serviciului și prevenirea utilizării abuzive. Proprietarul site-ului poate adăuga, corecta sau valida informațiile utilizate de propriul asistent, pentru a îmbunătăți răspunsurile oferite pe site-ul său.
• Cunoștințele asistentului. Conținutul indexat de pe site și informațiile adăugate, corectate sau validate de Client sunt utilizate pentru funcționarea și îmbunătățirea propriului său asistent. Aceste informații nu sunt utilizate pentru îmbunătățirea asistenților altor clienți.
• Antrenarea modelelor AI. Conversațiile purtate prin Edi nu sunt utilizate pentru antrenarea sau ajustarea modelelor de inteligență artificială și nu sunt folosite pentru îmbunătățirea asistenților altor clienți.
• Temeiul. Pentru prelucrările în care ServerHost acționează ca operator, datele sunt prelucrate, după caz, în baza executării contractului și a interesului legitim de a furniza, securiza și preveni utilizarea abuzivă a serviciului. Pentru conversațiile purtate cu Edi pe site-ul unui client, temeiul juridic al prelucrării este stabilit de client, în calitate de operator, în funcție de scopul și contextul utilizării asistentului.
• Cât păstrăm. Conversațiile se șterg automat după 90 de zile de la ultimul mesaj. În contul de client sunt afișate cele mai recente 20 de conversații ale fiecărui site. Informațiile pe care proprietarul site-ului le adaugă sau le validează explicit ca fiind corecte devin cunoștințe ale asistentului și rămân stocate cât timp serviciul este activ.
• Unde se prelucrează. Modelele de inteligență artificială rulează pe infrastructura proprie ServerHost din România, Uniunea Europeană. Mesajele nu sunt transmise către servicii de inteligență artificială din afara infrastructurii noastre și nu sunt folosite pentru antrenarea unor modele puse la dispoziția altor clienți.
• Rolurile privind protecția datelor. Pentru datele necesare administrării contului și furnizării serviciului către client, inclusiv contorizarea consumului în vederea facturării, ServerHost acționează în calitate de operator. Pentru datele transmise de vizitatori prin Edi instalat pe site-ul unui client, clientul respectiv este operatorul datelor, iar ServerHost acționează în calitate de persoană împuternicită de operator și prelucrează aceste date numai pentru furnizarea serviciului Edi și conform instrucțiunilor clientului. Pentru asistentul de pe serverhost.ro, operatorul suntem noi.
• Responsabilitatea clientului. Clientul este responsabil pentru stabilirea temeiului legal al prelucrării și pentru informarea vizitatorilor propriului site cu privire la utilizarea Edi.
• Date sensibile. Edi nu este destinat transmiterii de parole, date complete ale cardurilor bancare sau altor informații confidențiale care nu sunt necesare conversației. Vă recomandăm să nu transmiteți prin asistent date din categorii speciale, precum informații privind sănătatea, originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase, datele biometrice sau alte informații sensibile.

Condițiile comerciale ale serviciului sunt descrise în secțiunea Servicii bazate pe inteligență artificială din Termeni și condiții.